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档案管理制度

 

为加强档案管理工作,提高档案工作质量,更好地为单位工作服务,根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定,结合本中心档案工作的实际,制定本制度。 

一、档案立卷归档制度

为了使本中心的立卷归档工作顺利进行,完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料,供领导工作决策和各项工作服务,特制订本制度。

1、凡是在本中心日常工作活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。

2、本中心承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料,及时主动地交档案管理员立卷归档,集中管理,任何部门和个人不得据为已有。

3、文件归档范围,按新疆失物招领便民服务中心的有关规定收集。

4、中心各部门按指定的兼职档案人员,负责本部门在工作中形成的档案,做好收集、整理工作,并按规定时间造好移交清册,签字验收,移交中心办公室。   

    5、中心办公室档案管理员按照档案归档范围要求,负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。

    6、中心办公室财务人员应在次年的六月底前,按规定立卷归档,暂由财务人员保存一年后,移交档案管理人员。

7、电子

文件实行集中统一管理,归档方式主要包括逻辑归档和物理归档,逻辑归档可实时进行,物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

    8、各部门根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档。

    9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档案,每两年要机读抽查一次,发现问题及时补救。

10、各部门一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档,移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚,移交清单一式二份,交接双方签字后各执一份。

    11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作,以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用,做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

    12、随着计算机技术和设备的更新、发展,对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本,归版或有问题的载体仍需保存三年。

二、档案库房管理制度

  1、档案库房是存入各类档案的重地,库房钥匙由专人保管,非档案室人员不得入内。

    2、库房要坚固,有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施,并采取必要的预防措施和设置必要设备,确保档案的安全。

    3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理。

    4、库房内经常保持整齐、整洁,每天下班前要认真检查库房,关好门窗,注意电源,清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟,确保库房安全。

    5、库房内档案分类存放,排列要整齐有序,编制橱箱号码和存放案卷示意图,便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。

  6、要定期进行库藏档案的清理校对工作,做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时,要查明原因,保存依据。

    7、电子档案应配备专用的电子文件柜,每年定期备份,规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备;环境温度选定在17℃—20℃,相对湿度选定在35%45%

    8、档案管理员调动工作时,应在离职前办好档案库房的交接手续。 

三、档案查阅利用制度

    1、本单位档案供本单位各部门查阅利用,查阅档案资料时需办理查阅登记手续,填写“借阅登记表”。查阅记录须注明借阅用途,并经主要负责人批准。

    2、外单位查阅档案资料,须持所在单位介绍信,经分管领导审批后,予以查阅。

    3、查阅档案,只限于在指定场所进行,未经批准,不得将案卷带出综合档案管理室。

    4、严守机密,不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

    5、查阅档案和需复印(部分或全部)档案材料的,应在利用效果登记表上注明,并经登记。   

    6、已归档的机密、秘密文件、资料,只限于直接需要的部门和人员使用,查阅时须经分管领导批准。

  7、各部门暂时保存的机密、秘密文件、资料,应妥善保管,不要让外来人员随便翻阅,用后立即归档。

    8、对定有密级的文件、资料,未经密级审批单位批准,一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本,调离工作时收回注销。

    9、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围,确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出,须经领导批准。

  7、不归档的秘密及内部(重复或多印)文件、资料,均应登记造册,经主管领导批准,按规定统一销毁,不准擅自处理和当废纸出售。

    8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作,设置计算机操作系统用户口令,安装杀毒软件,并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。

    9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接,必须实行物理隔离。

    10、对已存储的电子档案数据进行修改时,要建立修改台帐。有保存电子数据档案的计算机送维修时,应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除,并做计算机修理登记。

    11、严格注意口头保密,做到守口如瓶,执行保密纪律,在公共场所、投稿、通讯、通电中,不得泄漏及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度,不得泄露所接触档案内容。

    12、定期组织或结合安全保卫工作,进行保密教育和保密检查。

五、档案鉴定和销毁

为了全面地考察室藏档案的价值,确保室藏档案的质量,定期对一些已到保管期限的档案材料进行重新审定,方便档案的管理和利用,特制定本制度:

    1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点,严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值,不得带有随意性。

    2、室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行,邀请被鉴定的单位有关人员参加,根据档案的保管价值,对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作。

    3、经鉴定,尚需留存的零散档案材料,按立卷原则,在室内继续做好组卷归档工作。对已失去利用价值和保存价值的档案材料,需销毁的,由鉴定小组提出鉴定意见,编造销毁清册,未经登记造册,不得擅自销毁档案。

    4、属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

    5、销毁档案时,要有两人以上监销,监销人员在销毁前应认真清点核对,在销毁清册上签章,并将销毁情况报告鉴定小组,销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。

     6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案。 

六、档案管理员工作职责

    1、热爱本职工作,刻苦钻研业务,努力提高工作效率,为本单位的两个文明建设服务。

    2、加强与各级、各部门的联系,做好本单位需归档文件材料的收集整理工作,保证其完整、及时归档。

    3、坚持原则,保守机密,严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度,提高警惕,防止失密泄密等事故发生。

    4、要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码,不得泄露他人,密码应该定期更改。自觉做好档案数据的维护与管理,定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性,保证数字档案的安全保密。

  5、积极开展档案利用,及时、准确、迅速地提供各种档案,为本单位各项工作和领导决策服务。

  6、做好档案统计工作和利用效果反馈记录。

  7、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的“八防”工作,达到档案无丢失、无霉变、无差错。

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